EAN, GTIN en barcodes, zonder het jargon

Zolang je alleen in je eigen shop verkoopt, kun je barcodes negeren. Zodra je naar een marktplaats of een advertentiefeed wilt, kan het ineens het enige zijn dat je tegenhoudt. Hieronder wat je erover moet weten, in gewone taal.

GTIN is de familienaam, EAN is het familielid

Een GTIN (Global Trade Item Number) is de wereldwijde productcode. EAN-13 is de Europese variant met dertien cijfers, en dat is wat de meeste Nederlandse webshops bedoelen als ze “barcode” zeggen. UPC is de Amerikaanse variant met twaalf cijfers, ISBN is de boekenvariant. Allemaal GTIN’s.

Voor de praktijk: als een systeem om een GTIN vraagt en jij hebt een EAN, dan heb je wat ze zoeken.

Het punt van zo’n code is dat hij een product wereldwijd uniek identificeert. Niet jouw artikelnummer, dat alleen in jouw administratie iets betekent, maar een nummer waaraan elke partij in de keten hetzelfde product herkent.

Wanneer je ze nodig hebt

• Marktplaatsen. Verkopen op een marktplaats betekent aansluiten op hun catalogus. Zonder code kan het platform niet bepalen welk product je aanbiedt, en beland je aanbod niet op de juiste pagina.
• Advertentiefeeds. Shopping-advertenties werken beter met een geldige code, omdat het platform je product dan kan matchen aan wat mensen zoeken en aan andere aanbieders.
• Groothandel en retail. Wil je ooit via een winkel of distributeur verkopen, dan is het het eerste dat ze vragen.
• Je eigen magazijn. Scannen bij inpakken scheelt fouten, en dat werkt op dezelfde codes.

Verkoop je uitsluitend eigen handgemaakte producten via je eigen site, dan heb je ze niet nodig. In elk ander scenario komt het moment dat je ze wel wilt.

Waar ze vandaan komen

Voor producten van een merk staat de code al op de verpakking: je neemt hem over van de fabrikant. Niet zelf verzinnen, niet die van een vergelijkbaar product gebruiken.

Maak je zelf producten, dan koop je een reeks codes bij GS1, de organisatie die de nummers uitgeeft. Dat kost geld en het is een lidmaatschap, geen eenmalige aankoop. Er zijn ook partijen die losse codes doorverkopen; die zijn goedkoper, maar sommige platforms accepteren ze niet omdat de code op naam van iemand anders staat. Als je van plan bent serieus op marktplaatsen te verkopen, is de officiële route de veiligste.

Waarom een verkeerde code erger is dan een lege

Dit is het deel dat mensen verrast. Een leeg barcodeveld is vervelend: je publicatie wordt afgekeurd en je vult het aan.

Een verkeerd ingevulde code is een ander soort probleem. Dan koppelt de marktplaats jouw aanbod aan het product van iemand anders. Je aanbieding staat op de verkeerde productpagina, je krijgt bestellingen voor iets wat je niet verkoopt, en de klant krijgt iets anders dan hij op de foto zag. Dat kost je retouren, slechte beoordelingen en gedoe dat je met een lege cel nooit had gehad.

Daarom stelt Soreya bij een ontbrekende code wel voor wat er zou moeten staan en waar dat vandaan komt, maar vult het niets zelf in. Voorstellen wel, invullen niet.

Praktisch: zet het in één keer recht

De meest voorkomende situatie is een assortiment dat voor tachtig procent klopt en waar de rest gaandeweg is ingeslopen: producten zonder code, varianten waar de code alleen op het hoofdproduct staat, of velden die per productgroep anders zijn ingevuld.

Dat los je niet op door bij elke foutmelding één product te repareren. Je wilt één lijst met alles wat ontbreekt of afwijkt, gesorteerd op wat je het meeste verkoopt, en die in één sessie doorlopen. Dat is precies de vorm waarin Soreya het aanlevert: per product en per variant, met de reden erbij, en met de producten die nu al voorraad hebben bovenaan, want die kosten je vandaag omzet.

Een halve dag werk, en je bent klaar voor de koppeling die je daarna wilt maken.